Αυτοτελές τμήμα προμηθειών – αποθήκης

1. Προμήθειες

• Σχεδιάζει τις εσωτερικές διαδικασίες για την κατάρτιση του προγράμματος των  απαιτουμένων προμηθειών και υπηρεσιών (εκτός του πεδίου του Ν.3316/2005) του Δήμου,  συγκεντρώνει τις αιτήσεις των δημοτικών υπηρεσιών, με τα οικονομικά στοιχεία της προκαλούμενης δαπάνης, και στοιχεία των σχετικών πιστώσεων του προϋπολογισμού του Δήμου εξετάζει τη σκοπιμότητα αυτών και διαμορφώνει περιοδικά προγράμματα για την προμήθεια κάθε είδους υλικών, εξοπλισμού και υπηρεσιών και εισηγείται αυτά για έγκριση στα αρμόδια όργανα του Δήμου (υλικά για την εκτέλεση τεχνικών έργων, ανταλλακτικά, λιπαντικά, καύσιμα, λιπάσματα, φυτοφάρμακα,  μηχανήματα, εργαλεία, έπιπλα, είδη γραφείου, μισθώσεις μεταφορικών μέσων, ασφαλίσεις κλπ).
• Διενεργεί έρευνες αγοράς για την τεκμηρίωση της διαθεσιμότητας των ειδών ή των υπηρεσιών που ενδιαφέρουν το Δήμο και τη λήψη στοιχείων τιμών προμήθειας ή υπηρεσίας
• Διενεργεί τις διαδικασίες για την ανάθεση των προμηθειών και των συμβάσεων παροχής υπηρεσιών, ήτοι μεριμνά για την κατάρτιση προδιαγραφών σε συνεργασία με τα αρμόδια κάθε φορά τμήματα του Δήμου, καταρτίζει το σχέδιο της διακήρυξης, των συμβάσεων και όλων των αποφάσεων και εισηγείται τη συγκρότηση όλων των επιτροπών που απαιτούνται (διενέργειας διαγωνισμών, αξιολόγησης των προσφορών και παραλαβής των ειδών) στο κάθε φορά αποφαινόμενο όργανο του Δήμου, παρακολουθεί τη λειτουργία τους και γενικά μεριμνά για όλα τα ζητήματα που αφορούν την εκτέλεση κάθε προμήθειας ή υπηρεσίας μέχρι και την οριστική παραλαβή της  σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις. Φροντίζει για την απευθείας ανάθεση από τα αρμόδια όργανα προμηθειών του Δήμου σε τρίτους, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις.
• Μεριμνά για την τήρηση των διαδικασιών χαρακτηρισμού υλικών / εξοπλισμού ως αχρήστων ή ως υλικών που πλεονάζουν και τηρεί τις διαδικασίες καταστροφής, απομάκρυνσης ή εκποίησης των υλικών αυτών.
• Φροντίζει μετά το πέρας της διαδικασίας προμηθειών  την παραλαβή από το γραφείο δημοπρασιών των ολοκλη­ρωμένων φακέλων για κάθε προμήθεια (προσφορές των προμηθευτών, διακηρύξεις δημοπρασιών, δημοσιεύσεις στον ημερήσιο τύπο, αποφάσεις Οικονομικής Επιτρο­πής, συμβάσεις κλπ) και ενεργεί για την υλοποίηση των προμηθειών. 
• Συντάσσει τα πρωτόκολλα παραλαβής και φροντίζει για την παραλαβή όλων των ειδών που προμηθεύεται ο Δή­μος από την αρμόδια κατά περίπτωση επιτροπή και την προώθηση των στις αποθήκες του δήμου με την σύνταξη αναλόγων δελτίων εισαγωγής και εξαγωγής.

 

2. Αποθηκών

• Μεριμνά για την ενημέρωση των διαχειριστικών βιβλίων των αποθηκών (κατά ποσότητα και αξία) με τα εισαγόμενα και εξαγόμενα  είδη, και την τήρηση των διαδικασιών χορήγησης των ειδών που τηρούνται στα αποθέματα των αποθηκών του Δήμου. 
• Παρακολουθεί τα αποθέματα των αποθηκών και διατυπώνει εισηγήσεις για την ανάγκη ανανέωσής τους. Συνεργάζεται σχετικά με τις δημοτικές υπηρεσίες που κάνουν χρήση των υλικών των αποθηκών.
• Παρακολουθεί την τήρηση των όρων των συμβάσεων για την εντός των οριζομένων προθεσμιών παράδοσης των ει­δών από τους προμηθευτές, την τυχόν επιβολή ποινικής ρή­τρας σε περίπτωση εκπροθέσμων παραδόσεων ή τη χορή­γηση παρατάσεων με απόφαση του αρμοδίου οργάνου.
• Παραλαμβάνει τα τιμολόγια από τους προμηθευτές και μαζί με τα λοιπά δικαιολογητικά των προμηθειών, όπως εφημερίδες δημοσιεύσεων, διακηρύξεις, μελέτες, συγ­γραφή υποχρεώσεων, αποφάσεις Οικονομικής Επιτρο­πής κλπ, τα διαβιβάζει στο γραφείο λογιστηρίου και εκκαθάρισης δαπανών του Δήμου, για την πληρωμή τους. Τηρεί φακέλους για κάθε είδος προμήθειας. Τηρεί βιβλίο προμηθευτών.
• Φροντίζει για την παραλαβή και  φύλαξη του τεχνολογικού και μηχανο­λογικού εξοπλισμού, των επίπλων και σκευών, της γραφι­κής ύλης, των εντύπων κλπ και για τη διάθεση αυτών στις Υπηρεσίες του Δήμου.
• Τηρεί τις διαδικασίες χαρακτηρισμού υλικών ως αχρήστων ή ως υλικών που πλεονάζουν και τήρηση των διαδικασιών καταστροφής, απομάκρυνσης ή εκποίησής τους σε συνεργασία και κατόπιν  εισηγήσεων των αρμόδιων υπηρεσιών.
• Διερευνά τις ταμειακές ανάγκες και  εισηγείται τις κατάλληλες  μεθόδους για την αντιμετώπιση των ταμειακών αναγκών του Δήμου (π.χ. δανεισμός).

 

3. Μισθώσεων Ακινήτων

• Μεριμνά για τη μίσθωση ακινήτων, για την κάλυψη αναγκών του Δήμου σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις.
• Συντάσσει και αποστέλλει κάθε τέλος μηνός στη Δ/νση Οικονομικών βεβαιώσεις για την συνέχιση χρήσε­ως των μισθωμένων ακινήτων από τις υπηρεσίες του Δή­μου για την έκδοση των σχετικών ενταλμάτων καταβολής των μισθωμάτων.
• Συντάσσει σε συνεργασία με τη Νομική Υπηρεσία, τα σχετικά μισθωτήρια συμφωνητικά.
• Μεριμνά για την επωφελέστερη διάθεση της κινητής ή της ακίνητης περιουσίας του Δήμου και γενικά των πάσης φύσης μόνιμων ή πρόχειρων εγκαταστάσεων .
• Τηρεί βιβλία από τα οποία φαίνονται κατά τάξη οι μι­σθωτές για κάθε ένα από τα δημοτικά ακίνητα, ο σκοπός της χρήσεως, το μίσθωμα του χρόνου ενάρξεως και λήξεως της μίσθωσης καθώς και ιδιαίτερο φάκελο για κάθε μίσθωση.
• Παρακολουθεί το χρόνο λήξης των μισθωμάτων των καταστημάτων του Δήμου και την έγκαιρη ενέργεια για τη διεξαγωγή δημοπρασιών προς επαναμίσθωση αυτών.
• Παρακολουθεί τη χρήση των μισθωμένων ακινήτων από τούς μισθωτές που έχουν υπογράψει το σχετικό συμ­φωνητικό και δεν επιτρέπει την υπεκμίσθωση σε τρίτους.